Huishoudelijk reglement

Goedgekeurd door de Algemene Vergadering van 26/03/2002 en gewijzigd door de Algemene Vergadering van 25/04/2006, 29/04/2008, 27/04/2010, van  26/04/2011, van 24/04/2012 en van 30/04/2013.

Art. 1

Dit Huishoudelijk Reglement werd goedgekeurd door de Gewone Algemene Vergadering van het Centrum voor Informatie over de Media, afgekort "het CIM", die plaats had op 30 april 2013.

Conform de bepalingen van artikel 30 van de statuten van het CIM, kan dit Huishoudelijk Reglement worden aangepast bij een tweederde meerderheid van de aanwezige en/of vertegenwoordigde leden, bijeengeroepen voor een Algemene Vergadering op voorstel van de Raad van Bestuur.

Art. 2 : Categorieën

Art. 2.1

De Raad van Bestuur van het CIM telt 28 leden en is samengesteld volgens onderstaand structuurschema, waarbij ieder vakje met een categorie overeenkomt:

Art. 2.2

De lijst van categorieën die opgenomen zijn in het structuurschema onder voorgaand artikel, alsook het aantal betrokken vertegenwoordigers, kunnen worden gewijzigd volgens de bepalingen van artikel 24 van de statuten van het CIM.

Art. 2.3

Conform de bepalingen van artikelen 23 tot 28 van de statuten van het CIM kunnen de categorieën kandidaturen indienen voor de zetels in de Raad van Bestuur die hen toekomen volgens voorgaand schema. De Voorzitters van deze categorieën zullen daarvoor een uitnodiging ontvangen.

Art. 3 : Gedragscode

Art. 3.1 : Currency voor de reclamemarkt.

Elk CIM lid aanvaardt de CIM bereiksgegevens als Currency in zijn sector. De CIM cijfers met betrekking tot bereik en verwante mediamaten (zoals dekking, marktaandeel, contacten, GRP, OTS, rating, luisterduur, visits, …), en de overeenkomstige socio-demografische profielen worden dan ook als referentiewaarden aanvaard voor alle door het CIM onderzochte media. Elk CIM lid zal de CIM bereiksstudies loyaal gebruiken, met respect voor de gepubliceerde algoritmes.

Art. 3.2 : Respect voor CIM cijfers.

Het staat elk CIM lid vrij om, buiten het kader van het CIM, gelijk welk media onderzoek te organiseren. Elk lid zal zich even wel onthouden van acties die de geloofwaardigheid van de CIM bereiksgegevens ondermijnen. Elk CIM lid aanvaardt daarom voor wat betreft bereikscijfers, verwante mediamaten (zoals dekking, marktaandeel, contacten, GRP, OTS, rating, luisterduur, visits, …), en socio-demografische profielgegevens, de volgende publicatieregels:

a. Systematische en juiste referentiëring van cijfers.

Bij elk gebruik van CIM cijfers zal vermeld worden:
“Bron: CIM, het medium of de naam van de studie, de meetperiode (of de publicatiedatum indien enkel de modelisering van bestaande gegevens geactualiseerd werd).“
Vb. Bron: CIM TV studie, 1/3 – 28/3 2009.
Vb. Bron: CIM Metriprofil, 1/9/2008 – 28/2/2009.
Vb. Bron: CIM Affichage studie, november 2008.

Bij elk gebruik van cijfers uit alternatieve studies zal vermeld worden:
“Geschat(te) “maat” op basis van “Bron, meetmethode, periode en steekproefgrootte.”
Vb. Geschat bereik op basis van Instituut X – online enquête, 5/12 – 19/12 2008, n = 1.500.
Vb. Geschatte rating op basis van Instituut Y – dagboek, februari 2009, n = 304.
Vb. Geschat profiel% op basis van intern onderzoek – face-to-face enquête, jan 2009, n = 434.

b. Voorrang voor CIM gegevens.

Als de laatste CIM publicatie cijfers bevat voor een individueel medium, zullen alle CIM leden deze cijfers, en geen cijfers uit alternatief onderzoek, gebruiken in hun publicaties.

Deze algemene regel geldt niet voor:

• publicaties die enkel en alleen voor intern gebruik zijn bedoeld,
• publicaties van wetenschappelijke aard,
• publicaties voor het onderwijs,
• publicatie van aanvullende mediaparameters die niet in CIM publicaties zijn opgenomen,
• publicatie van identieke mediaparameters voor een niet gepubliceerd tijdsdeel (bij vb. zomer voor pers) of voor een uitzending van uitzonderlijke aard en die in de tijd is beperkt,
• publicatie van identieke mediaparameters voor een nieuw medium dat wordt gemeten in een CIM studie waarvan de publicatie pas twee of meer maanden later wordt verwacht,
• publicatie van mediagebruik door een specifieke doelgroep die binnen een ad hoc CIM steekproef minder dan 1.000, en in een CIM panel minder dan 500 observaties haalt, als die in de alternatieve studie significant beter wordt gemeten,
• publicaties waarbij ander (consumptie-)gedrag gefusioneerd wordt met CIM mediagegevens, volgens de procedure die door de Raad van Bestuur van 21/11/2006 werd goedgekeurd,
• elke publicatie waarvoor een voorafgaand akkoord van het CIM Bureau werd bekomen.

Niettemin zal ook in deze uitzonderlijke situaties geen publicatie van alternatieve cijfers plaatsvinden binnen een sperperiode van twee weken vóór, en twee weken na, een officiële CIM publicatie voor studies zonder dagelijkse publicatie.

Deze publicatieregels gelden voor persberichten, nieuwsbrieven, advertenties, commerciële presentaties en elk andere uiting, ongeacht haar doelgroep. De Raad van Bestuur kan op voorstel van een Technische Commissie of het Bureau van het CIM bijkomende mediumspecifieke regels goedkeuren die in het reglement van een specifieke bereiksstudie worden opgenomen.

c. Respect voor vergelijkbaarheid van gegevens.

Elk CIM lid verbindt er zich toe om media enkel te vergelijken op basis van één zelfde studie, en nooit cijfers uit verschillende bronnen te mengen in één vergelijking.

De voorrang voor CIM gegevens geldt ook voor de vergelijking van individuele media. De enige uitzondering betreft situaties waarbij één of meer belangrijke individuele media niet opgenomen zijn in de CIM publicatie, of waarbij een marktspeler die geen lid is van het CIM een alternatieve studie gebruikt om zich te vergelijken met CIM leden.

Art. 3.3 : Methodologische discussies.

Elk lid is verantwoordelijk voor de publieke commentaren van zijn medewerkers met betrekking tot de CIM studies en de CIM resultaten.

Twijfels over de correctheid van gegevens en vragen over de studiemethode worden intern binnen het CIM besproken met de Permanente Structuur en de bevoegde Technische Commissie. Elk lid kan daartoe contact opnemen met de Permanente Structuur of de Voorzitter van de bevoegde Technische Commissie. De Permanente Structuur zal op basis van het daarop volgend overleg antwoorden op elke vraag.

Indien een publicatie van het CIM een fout bevat, zal het CIM gecorrigeerde cijfers publiceren of, indien dat niet mogelijk is, een methodologische nota over oorsprong en impact van het probleem communiceren.

Indien een lid meent dat het antwoord van de Permanente Structuur niet voldoet, kan hij zijn vragen en opmerkingen overmaken aan de Voorzitter van het CIM. Die zal in overleg met het Bureau van het CIM een antwoord formuleren of het dossier voorleggen aan de Raad van Bestuur. Een uitspraak van de Raad van Bestuur is bindend voor alle leden van het CIM.

Art. 3.4 : Geschillen betreffende publicatieregels

Bij een vermeende overtreding van de publicatieregels zal de Permanente Structuur een onderzoek uitvoeren waarbij de mogelijke overtreder, en eventueel de klager, worden gehoord.
• Als de overtreder de fout erkent, kan de Permanente Structuur vragen om een correctie uit te sturen en/of zelf een correctie uitsturen en op de CIM site publiceren. Als de Permanente Structuur meent dat er geen sprake is van een fout, zal zij de klager hier in voorkomend geval van verwittigen.
• Als de vermeende overtreder of de klager het oordeel van de Permanente Structuur betwist, wordt het dossier voorgelegd aan het Bureau. Als deze een fout vaststelt, kan ze op haar beurt vragen aan de overtreder om een correctie uit te sturen en/of aan de Permanente Structuur om een correctie uit te sturen en te publiceren op de CIM site. Als deze géén fout vaststelt, zal de klager hier in voorkomend geval van worden ingelicht.
• Als de vermeende overtreder of de klager het oordeel van het Bureau betwist wordt het dossier voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Die kan desgevraagd de vermeende overtreder en de klager horen, om dan autonoom te beslissen over een gepaste actie, sanctie of de doorverwijzing naar de Disciplinaire Kamer die geschillen met betrekking tot deontologie behandelt (Art. 3.5.).

Art. 3.5 : Geschillen met betrekking tot de deontologie

De Disciplinaire Kamer (samengesteld volgens Art. 38 van de Statuten) die uitspraak doet over de geschillen die kunnen ontstaan op gebied van deontologie, kan tegen de leden de volgende sancties uitspreken:

• een waarschuwing,
• een berisping,
• de opschorting van het recht op communicatie van de door het CIM gemaakte studies,
• een voorstel tot uitsluiting van het CIM.

Art. 4: Ledenbijdragen

• de creatieve bureaus die via een contract gelinkt zijn aan een mediabureau dat al lid is van het CIM
• of voor dochtermaatschappijen van media die al lid zijn van het CIM,
• en zelfstandigen die via een service contract gelinkt zijn aan een mediabedrijf dat al lid is van het CIM.

Art. 5 : Budget van een studie

Elke beslissing van de Raad van Bestuur met betrekking tot het budget van een studie moet, om aanvaard te worden, enerzijds de toestemming bij meerderheid van de stemmen van alle aanwezige of vertegenwoordigde leden van de Raad krijgen, en anderzijds

• de eenstemmigheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden van de betrokken media, als het gaat om een tactische studie,

• tweederde van de aanwezige of vertegenwoordigde leden die één of meerdere polen vertegenwoordigen, als het gaat om een studie die één of meerdere polen in zijn of hun geheel aanbelangt.

Art. 6 : Financiering

De bijdragen afkomstig van het totale ledenaantal maken deel uit van de financiering van het CIM maar deze steunt vooral op het solidariteitsprincipe tussen de media en de tussenpersonen.

• Al wie deelneemt aan een tactische studie, neemt ook aan de financiering deel van het "niet tactische luik": dit zijn de werkingskosten van de permanente structuur en de strategische studies, nl. de HUB studie en de doelgroepenstudie (Target Group Monitor of TGM).

• Elk mediatype is vrij om te investeren in zijn eigen tactische studie, volgens zijn mogelijkheden en zijn technische ambities, met inachtneming van wat in artikel 5 van huidig Reglement is voorzien.

De Algemene Vergadering van de leden d.d. 24 april 2012 heeft als volgt beslist over de financieringswijze voor de periode 2012-2015:

• De tussenpersonen dragen voor 9% bij tot de financiering van de "tactische" media bereiksstudies mits de beperking dat voor 2014 en 2015 geplafonneerd wordt op het bedrag van 2013 plus aanpassing van de gezondheidsindex.

• De media betalen hun eigen "tactische" media bereiksstudie, verminderd met de dotatie van de tussenpersonen en eventuele inkomsten van derden. De Pers betaalt 95%, de Bioscoop betaalt 5% van het media aandeel in de Pers-Bioscoop studie.

• Tussenpersonen en media betalen elk 50% van de kosten van de permanente structuur, de doelgroepenstudie (TGM), de HUB studie en van de controle op de TV verspreiding (45% van de horodatage).

Het CIM zal de kosten tussen zijn leden verdelen volgens sleutels die elke ledencategorie voorstelt.

De pool van de tussenpersonen en elke mediacategorie (tv, radio, internet, pers, cinema, out of home) zullen deze verdeelsleutels bepalen voor de kosten die hen aan belangen. Deze sleutels zullen dus van toepassing zijn voor alle leden van de betrokken categorie voor zover ze door de Raad van Bestuur goedgekeurd werden. Deze regels zullen in bijlage van dit Huishoudelijk Reglement toegevoegd worden.

Behoudens een andersluidende beslissing van de Algemene Vergadering, wordt deze financieringswijze aangehouden na 2015.

Art. 7 : Toegang tot de gegevens

Art. 7.1 : Leden

Het feit van lid van het CIM te zijn geeft niet automatisch toegang tot de totaliteit van de door hem geleverde gegevens.
De toegang tot de gegevens van de ene of andere studie is enkel aan de leden voorbehouden die hun aandeel in de kosten, volgens de principes aangehaald in artikel 6, hebben gedragen.
Het gebruik van deze gegevens is onderworpen aan de regels van vertrouwelijkheid, zoals beschreven in artikel 8.

Art. 7.1.1. Leden van de categorie tussenpersonen

a. Elke tussenpersoon die een toegang wenst tot de CIM gegevens moet eerst lid worden en moet zich er ook toe verbinden de gegevens enkel te verwerken met door het CIM erkende software.

b. De UMA stelt zich garant voor het aandeel van de tussenpersonen in de financiering van het CIM. De bijdrage van iedere tussenpersoon die geen lid is van de UMA komt in mindering van dat bedrag. Het saldo wordt verdeeld tussen de leden van de UMA volgens de interne regeling die ze heeft bepaald.

c. Elke tussenpersoon zal in het begin van het kalenderjaar, en ten laatste vóór het einde van het eerste trimester, zijn zakencijfer uit aankoop van mediaruimte van het jaar voordien aangeven, met uitzondering van startende tussenpersonen die het hieronder bepaalde minimumbedrag betalen voor dit eerste jaar, pro rata het aantal maanden sinds hun startdatum.
Elke intekenaar voegt bij zijn verklaring de lijst met de namen van zijn onderaannemers, met daarbij het aankoopbedrag dat hen werd toevertrouwd en dat volledig of gedeeltelijk met zijn eigen gedeclareerd zakencijfer werd geconsolideerd.
Onder zakencijfer uit aankoop van mediaruimte verstaat men het bruto door de media gefactureerd bedrag, vóór aftrek van de bureaukorting (“bruto gefactureerd”), met inbegrip van de aankopen voor de welke de tussenpersoon door zijn klant is gemandateerd maar die rechtstreeks aan de adverteerder worden gefactureerd (ruilen, overheidsdiensten, andere rechtstreekse klanten).
Het CIM houdt zicht het recht voor een audit uit te voeren op deze aangiften.

Het totale bedrag van de door de tussenpersonen aangegeven zakencijfers zal toelaten te bepalen wat 1% van de media-aankopen vertegenwoordigt.
Deze waarde zal telkens tegen het einde van het eerste trimester van het jaar worden vastgelegd.
Alle later aangegeven zakencijfers zullen op basis van deze waarde worden afgehandeld.

d. Er zullen 3 mogelijkheden bestaan om toegang te krijgen tot de CIM studies:
• Inschrijven voor alle studies (TGM + HUB + tactische studies). De UMA kiest voor deze optie.
• Inschrijven voor 1 enkele tactische studie (Mono-media) + TGM (verplichte combinatie).
• Inschrijven voor de TGM alleen.

Art. 7.1.2. Leden van de categorie tussenpersonen, niet UMA – financieringsregels:

a. Inschrijving voor alle studies (TGM + HUB + tactische studies)
De financiële bijdrage van elke intekenaar wordt, volgens punt c sub 7.1.1. hierboven, berekend op basis van het percentage dat zijn zakencijfer uit aankoop van mediaruimte van het jaar voordien vertegenwoordigt t.o.v. het totaal aan gedeclareerde bedragen.
1 % zal staan voor een bijdrage van 28.000 Euro (basis 2012), met een minimum bedrag van 25.000 Euro (basis 2009, aangepast aan de gezondheidsindex van de consumptieprijzen).

b. Inschrijving voor 1 enkele tactische studie (Mono-media) + TGM (verplichte combinatie).
De financiële bijdrage van elke intekenaar wordt, volgens punt c sub 7.1.1. hierboven, berekend op basis van het percentage dat zijn zakencijfer uit aankoop van mediaruimte van het jaar voordien vertegenwoordigt t.o.v. het totaal aan gedeclareerde bedragen.
1 % zal staan

- voor pers, affichage of radio voor een bijdrage van 5.000 Euro per mono-media studie (basis 2009), met een minimum bedrag van 9.000 Euro (basis 2009, aangepast aan de gezondheidsindex van de consumptieprijzen).

- voor de continue studies TV en Internet, 7.000 Euro (basis 2012), met een minimum bedrag van 11.000 Euro (Basis 2012, aangepast aan de gezondheidsindex van de consumptieprijzen).

c. Inschrijving voor de TGM alleen.
Forfait bijdrage: 6.000 Euro (basis 2012, aangepast aan de gezondheidsindex van de consumptieprijzen).

Art. 7.1.3. Leden van de categorie media

De media hebben toegang tot de CIM gegevens mits ze deelnemen aan de financiering volgens de bepalingen vermeld in artikel 6. Media die enkel intekenen voor de Echtverklaring kunnen toch toegang krijgen tot de HUB + Doelgroepenstudie, aan het tarief dat door de Raad van Bestuur werd beslist.

Art. 7.2 : Niet leden

Niet leden kunnen toegang krijgen tot de CIM gegevens mits de Raad van Bestuur daarvoor zijn toestemming heeft gegeven en zich akkoord heeft verklaard met het type gegevens dat wordt geleverd.

Media Audit bureaus

De Media Audit Bureaus die door de adverteerders werden aangesteld om hun media-investeringen in België te auditeren, kunnen toegang krijgen tot de CIM gegevens mits de Raad van Bestuur daartoe zijn toestemming heeft gegeven en dat ze aan zijn criteria voldoen:

• enkel voor adverteerders werken,
• zelf geen enkele activiteit op gebied van media-aankoop, media planning of communicatieadvies ontwikkelen,
• geen enkele participatie hebben in vennootschappen die actief zijn in dat domein, of zelf deel uitmaken van hun aandeelhoudersbestand.

Net zoals de CIM leden, zijn deze audit bureaus verplicht:

• een vertrouwelijkheidclausule te ondertekenen (cfr art. 8),
• de CIM gegevens enkel te verwerken met door het CIM erkende software.

De meer gedetailleerde modaliteiten en de tariefcondities worden door de Raad van Bestuur van het CIM bepaald.

Art. 8 : Vertrouwelijkheid van de gegevens

8.1 Doelstelling

In overeenstemming met artikel 37 van de statuten van het CIM, blijven de gegevens, de publicaties en de studies die door het CIM in het kader van zijn verschillende opdrachten aan de leden worden overgemaakt, zijn exclusieve eigendom en zijn ze vertrouwelijk.

Het Lid van het CIM verbindt er zich toe het vertrouwelijke karakter van die gegevens volgens de in huidig reglement vastgestelde modaliteiten na te leven.

8.2 Vertrouwelijke informatie

Onder "vertrouwelijke informatie" wordt alle informatie, in gelijk welke vorm (mondeling, schriftelijk, grafisch, elektronisch, enz. ), die in het kader van de publicatie van de resultaten/gegevens van de studies worden meegedeeld,begrepen.

Deze vertrouwelijkheid is niet toepasselijk indien het Lid van het CIM het bewijs kan leveren dat de vertrouwelijke informatie:

• voor of na haar bekendmaking in het openbare domein was gevallen, voor zover deze omstandigheid niet voortvloeit uit een fout die hem toe te schrijven is;

• wettelijk verkregen werd van een derde partij die noch door een vertrouwelijkheidverplichting, noch door het beroepsgeheim was gebonden;

• door hem al bekend was, wat hij met het bestaan van passende stukken moet kunnen bewijzen;

• ontwikkeld werd door het Lid zelf, in alle onafhankelijkheid, zonder schending van huidig reglement, en voor zover deze autonome ontwikkeling duidelijk kan worden gedocumenteerd en gecontroleerd.

8.3 Verplichtingen

Het Lid van het CIM verbindt er zich toe:

• de vertrouwelijke informatie enkel voor de behoeften van zijn activiteit te gebruiken, zonder er echter handel mee te drijven. Wordt niet als handel beschouwd: welke vorm van financiële tussenkomst ook, die bij zijn klanten voor bepaalde verwerkingen of analyses worden gevraagd;

• de vertrouwelijke informatie enkel voor eigen rekening te gebruiken, zonder overdracht aan derden, tenzij interne behoeften dit vereisen;

• de toegang tot vertrouwelijke informatie enkel te verlenen aan die personeelsleden die noodzakelijk op de hoogte moeten worden gebracht om de inhoud ervan te kunnen evalueren;

• een vertrouwelijkheidclausule op te nemen in de arbeidsovereenkomst van al zijn bedienden die toegang hebben tot de door het CIM meegedeelde vertrouwelijke informatie, desnoods door een addendum aan de arbeidsovereenkomst toe te voegen als deze al in uitvoering is;

• een vertrouwelijkheidclausule op te nemen in de met onderaannemers gesloten bedrijfsovereenkomsten, desnoods door een addendum aan de overeenkomsten toe te voegen als die al in uitvoering zijn;

• de door het CIM meegedeelde vertrouwelijke informatie enkel indien het strikt noodzakelijk is te kopiëren;

• het CIM dadelijk op de hoogte te brengen als hij vaststelt of vermoedt dat vertrouwelijke informatie werd verspreid bij niet gemachtigde personen;

• op zijn eenvoudig verzoek, alle vertrouwelijke informatie, met inbegrip van de kopijen die ervan werden gemaakt, wat ook de drager is (papier, informatica, enz.), aan het CIM terug te geven.

8.4 Bijzondere modaliteiten voor bepaalde gegevenscategorieën

De Raad van Bestuur van het CIM, hierin bijgestaan door de betrokken Technische Commissies, bepaalt de bijzondere modaliteiten van de bovenvermelde verplichtingen in functie van, onder andere, het type van de door het CIM meegedeelde gegevens.

Deze modaliteiten betreffen, onder andere, de toegang zelf tot de gegevens, het type van bewerking dat er op kan worden toegepast, de validatie van de software voor de verwerking van de gegevens. Ze worden nader bepaald in het huishoudelijke reglement van elke Technische Commissie welke door de Raad van Bestuur werd goedgekeurd. Deze huishoudelijke reglementen zullen op de website van de vereniging toegankelijk worden gemaakt. De Technische Commissies kunnen ook een embargotermijn vastleggen die bepaalt op welke datum het Lid van het CIM de gegevens mag gebruiken en/of meedelen. Het Lid van het CIM krijgt kennis van deze termijnen door de Permanente Structuur of samen met de publicatie van de gegevens.

Voor sommige studies bezorgt het CIM twee types van databestanden, A en B genaamd. De leden die toegang krijgen tot de A bestanden mogen die noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden bekend maken.

8.5 Gedwongen bekendmaking van de vertrouwelijke gegevens

In alle gevallen waarin het Lid van het CIM door een gezagsdrager waaraan hij wettelijk onderworpen is, verplicht zou worden geheel of gedeeltelijk de vertrouwelijke gegevens in zijn bezit bekend te maken, zal deze er dadelijk het CIM schriftelijk van op de hoogte brengen, om deze laatste in de mogelijkheid te stellen de rechterlijke en buitenrechterlijke bewarende maatregelen te nemen die hij gepast acht.

In elk geval zal het Lid van het CIM zich ertoe beperken enkel de strikt noodzakelijke vertrouwelijke informatie te leveren. Hij zal ook de overheid, aan wie de gegevens werden meegedeeld, op hun vertrouwelijke karakter wijzen.

8.6 Sancties

Het Lid van het CIM erkent uitdrukkelijk dat de vertrouwelijkheidverplichting een essentiële voorwaarde is van zijn ledenstatuut, in die zin dat het niet naleven ervan aanzienlijke schade kan berokkenen aan het CIM.

Bij twijfel over de draagwijdte van het vertrouwelijke karakter, of over de andere modaliteiten die in het huidige reglement werden bepaald, is het Lid van het CIM gehouden, vooraleer eender welk initiatief te nemen, het advies van het Bureau van het CIM te vragen.

De door het Bureau geleverde adviezen en de door de Disciplinaire Kamer van het CIM eventueel uitgesproken beslissingen worden toegepast onverminderd het recht van het CIM een verhaal in te dienen bij de rechtbanken om het stopzetten van alle inbreuken op huidig reglement alsook de vergoeding voor geleden schade te bekomen.