Intern Reglement

Artikel 1 - Wijziging Intern Reglement

Dit Intern Reglement werd goedgekeurd door het Bestuursorgaan van het Centrum voor Informatie over de Media VZW, afgekort "het CIM", op 17/12/2024.

Dit Intern Reglement vervangt de tekst van wat voorheen het “huishoudelijk reglement” werd genoemd, en dat voor het laatst werd gewijzigd door de Buitengewone Algemene Vergadering van de leden van het CIM op 24 maart 2020.

Conform de bepalingen van artikel 30 van de Statuten van het CIM, kan dit Intern Reglement worden aangepast door het Bestuursorgaan.  Elke wijzing van het Intern Reglement wordt conform de artikelen 2:59 en 2:32 WVV per e-mail aan de leden meegedeeld.

Er wordt bij dit Intern Reglement een bijlage gevoegd met definities van bepaalde terminologie die in de Statuten van het CIM en/of in dit Intern Reglement wordt gebruikt. 
  

Artikel 2 – Leden

Art. 2.1 Toetredingsvoorwaarden en engagement

Om lid te kunnen worden van het CIM, moet men behoren tot één van de volgende families:

• de adverteerders,
• de reclamebureaus en mediabureaus, hierna “de tussenpersonen” genoemd,
• de media en mediaregies, hierna “de media” genoemd.

Zowel de leden zelf, hun bestuurders en aandeelhouders moeten een onberispelijke reputatie hebben op het ogenblik van hun kandidatuurstelling en gedurende de hele tijd van hun lidmaatschap.

Het CIM is gebaseerd op een partnerschap dat blijk geeft van de solidaire bedoelingen van zijn leden, en eruit resulteert. Het CIM bestaat door zijn leden, voor zijn leden en dankzij zijn leden. Door zich kandidaat te stellen als lid onderschrijft de kandidaat de doelstellingen van het CIM en verbindt elke kandidaat zich ertoe om als lid voorrang en voorkeur te zullen geven aan elk redelijk voorstel dat de doelstellingen van het CIM mogelijk maakt, en zo goed mogelijk bij te dragen tot de verdere ontwikkeling, het nut en de doeltreffendheid van de vereniging. 

Art. 2.2 Ledenregister

Het Bestuursorgaan is verantwoordelijk voor het bijhouden van het ledenregister van het CIM.

Adreswijziging leden

De leden hebben de plicht om elke adreswijziging te melden aan het Bestuursorgaan. Alle wijzigingen in het ledenbestand van de vereniging moeten binnen de acht (8) dagen na de kennisgeving ervan aan het Bestuursorgaan in het ledenregister worden genoteerd. Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden op de zetel van de vereniging. Het Bestuursorgaan kan beslissen dat het register in elektronische vorm wordt aangehouden. 

Inzage

Alle leden mogen het ledenregister raadplegen op de zetel van de vereniging.

Art. 2.3 Ledenbijdragen

De Algemene Vergadering legt elk jaar de ledenbijdrage vast op voorstel van het Bestuursorgaan.

Ze kan tevens gereduceerde tarieven vastleggen. Bij het opstellen van dit Intern Reglement waren er gereduceerde tarieven voor:

• creatieve bureaus die via een contract gelinkt zijn aan een mediabureau dat al lid is van het       CIM,
• dochtermaatschappijen waarvan de meerderheid van de aandelen (50%+1) in handen is van      een bedrijf dat al lid is van het CIM,
• zelfstandigen die via een service contract gelinkt zijn aan een bedrijf dat al lid is van het CIM.
   

Artikel 3 - Bestuursorgaan

Art. 3.1 Categorieën

Het Bestuursorgaan van het CIM telt minimum acht en maximum tien bestuurders, en is samengesteld uit vier (of vijf) bestuurders gekozen uit vertegenwoordigers van de Sell Side en vier (of vijf) bestuurders gekozen uit vertegenwoordigers van de Buy Side, volgens onderstaand structuurschema, waarbij ieder vak met een categorie overeenkomt:

- 4 bestuurders uit de Sell Side

  1 Read
     1  Vlaamse Nieuwsmedia/WEMEDIA/LAPresse.be      

  1 Watch
     1 VIA

  1 Listen
     1 VIA

  1 Out-of-Home
     1 AEA

  - 4 bestuurders uit de Buy Side

  2 Tussenpersonen 
     2  ACC / UMA     

  2 Adverteerders
     2 UBA
     

Art. 3.2 Wijziging categorieën

De lijst van categorieën die opgenomen zijn in het structuurschema onder voorgaand artikel, en het aantal betrokken vertegenwoordigers, kunnen worden gewijzigd volgens de bepalingen van artikel 24 van de Statuten van het CIM.

Art. 3.3 Kandidaturen

De Voorzitter zal er naar streven om in overleg met de leden en met de verenigingen die hen vertegenwoordigen, een aantal kandidaten samen te brengen die als een coherente en performante beleidsploeg aan de Algemene Vergadering kunnen worden voorgesteld. 

Naast de vereiste dat er een evenwicht in aantal moet zijn van bestuurders die de Buy Side vertegenwoordigen en bestuurders die de Sell Side vertegenwoordigen, zal rekening gehouden worden met de volgende criteria:

• Aan de Sell Side zullen de kandidaten in overleg met de Voorzitter worden voorgedragen door de verenigingen die de vier grootste media (zowel online als offline) vertegenwoordigen. Op datum van goedkeuring van dit Intern Reglement zijn dat VIA voor Watch & Listen, AEA voor Out of Home, en WEMEDIA/LaPresse.be/Vlaamse Nieuwsmedia voor Read.
• Aan de Buy Side zullen de kandidaten in overleg met de Voorzitter worden voorgedragen door de verenigingen UBA en UMA.
• Er zal worden naar gestreefd om kandidaten aan te trekken / voor te stellen die het belang van het CIM voorop stellen, met voorrang op het belang van de leden die zij vertegenwoordigen.
• De kandidaten moeten “fit and proper” zijn, bij voorkeur met C-level in hun eigen organisatie, en met voldoende ervaring en wilskracht om mee te denken en te beslissen in het belang van het CIM, en met de capaciteit om een verbindende rol te spelen tussen de verschillende leden en ledenfamilies van het CIM.   
• De kandidaten moeten zich engageren om aan minimum 75% van de vergaderingen van het Bestuursorgaan en van de comités of commissies waarin zij zitting zouden hebben, deel te nemen.

Het komt aan de Voorzitter toe om aan de Algemene Vergadering voor te stellen twee bijkomende bestuurders (dus tien bestuurders in plaats van acht bestuurders) te benoemen indien hij meent dat dit nodig of nuttig kan zijn in het belang van de vereniging, rekening houdend, onder meer, met een goede invulling van bovenstaande criteria of ervaringen die men zoekt, met taal, met een goede mix van vertegenwoordigers van grote en kleinere leden, met een goede mix van audiovisuele media en niet-audiovisuele media, om te vermijden dat een geslacht oververtegenwoordigd is, enz.  Deze twee bijkomende bestuurders kunnen ook ingevuld worden indien er een dermate evolutie is dat er zowel aan Buy Side als aan Sell Side nieuwe actoren lid worden of zijn geworden die een significante impact hebben op het ecosysteem.  Wanneer beslist wordt om twee bijkomende bestuurders voor te stellen aan de Algemene Vergadering, zal men erover waken dat het één vertegenwoordiger uit de Buy Side betreft, en één vertegenwoordiger uit de Sell Side.

Bovenvermelde verenigingen die de Buy Side en de Sell Side vertegenwoordigen, zullen hun kandidaten aan de Voorzitter kenbaar maken, ten minste 6 weken voorafgaand aan de Algemene Vergadering die het Bestuursorgaan of een deel ervan moet aanduiden.  De Voorzitter en de voorstellende verenigingen zullen dan samen evalueren of aan bovenvermelde criteria is voldaan.

De oproepingsbrief voor een Algemene Vergadering die de verkiezing van bestuurders als een agendapunt heeft, zal de kandidatenlijst bevatten, met een kort CV van elke kandidaat, en met vermelding voor elke kandidaat of de kandidaat tot de Sell Side of tot de Buy Side behoort. 

Artikel 4 – Bureau, Comités en Commissies

Art. 4.1 Bureau  

Het Bestuursorgaan kan een Bureau samenstellen dat zes (6) leden telt.  Met uitzondering van de Voorzitter, en de Algemeen Directeur worden de leden van het Bureau elk voor een (hernieuwbare) periode van 12 maanden aangesteld, en moeten zij ofwel lid zijn van het Bestuursorgaan, ofwel een lid van de vereniging vertegenwoordigen.  De leden van het Bureau moeten een functionele expertise hebben in één of meer van onderstaande domeinen.

• personeelszaken
• finance & legal
• product & media
• trading & data
• communicatie

Het Bureau is dan als volgt samengesteld: 

• de Voorzitter die er van rechtswege deel van uit maakt,
• de Algemeen Directeur
• twee leden die de Buy Side vertegenwoordigen
• twee leden die de Sell Side vertegenwoordigen.

Het Bureau biedt operationele ondersteuning aan de Algemeen Directeur van de vereniging, met de focus op bovenvermelde domeinen.

Het Bureau stelt onder meer een beslissingsboom voor aan het Bestuursorgaan, met heldere regels betreffende de handtekeningsbevoegdheid voor personeelszaken en contractuele engagementen van het CIM.

Op voorstel van de Algemeen Directeur zal het Bureau Technische Commissies oprichten.

Het Bureau vergadert maandelijks.  Het Bureau zal ook vergaderen telkens de Voorzitter of de Algemeen Directeur het nodig acht. Behalve bij mogelijk belangenconflict, vergadert het Bureau onder voorzitterschap van de Algemeen Directeur.

Het Bureau kan, ter raadpleging, iedere persoon uitnodigen van wie het advies hem nuttig lijkt. 

Art. 4.2 Comités  

4.2.1. Auditcomité

Op verzoek van een bestuurder en mits een meerderheid van de bestuurders binnen het Bestuursorgaan hiermee instemt, kan het Bestuursorgaan een (ad hoc) auditcomité oprichten, dat zal bestaan uit de Voorzitter en twee leden van het Bestuursorgaan met de nodige expertise (één bestuurder van de Sell Side, en één bestuurder van de Buy Side). Het auditcomité mag, indien nodig of nuttig om zijn taak naar behoren te vervullen, experten (intern of extern) uitnodigen om het comité te adviseren. Indien zou blijken dat één van de leden van het auditcomité geconfronteerd wordt met een belangenconflict, zal die dat melden en zal het Bestuursorgaan dat lid vervangen door een andere bestuurder (door de Ondervoorzitter indien het de Voorzitter is die een belangenconflict heeft).

Een auditcomité kan belast worden met de ondersteuning van de Algemeen Directeur van de vereniging bij contractuele besprekingen, met toezicht op en advies verlenen met betrekking tot eventuele belangenconflicten of andere bestuurlijke uitdagingen, en met de coördinatie van de bijstand bij juridische dossiers.

4.2.2 Benoemingscomité

Wanneer het Bestuursorgaan beslist een (ad hoc) benoemingscomité op te richten, zal dat bestaan uit de Voorzitter en twee leden van het Bestuursorgaan met de nodige expertise (één bestuurder van de Sell Side, en één bestuurder van de Buy Side). Het benoemingscomité mag, indien nodig of nuttig om zijn taak naar behoren te vervullen, experten (intern of extern) uitnodigen om het comité te adviseren. Indien zou blijken dat één van de leden van het benoemingscomité geconfronteerd wordt met een belangenconflict, zal die dat melden en zal het Bestuursorgaan dat lid vervangen door een andere bestuurder (door de Ondervoorzitter indien het de Voorzitter is die een belangenconflict heeft).   

Een benoemingscomité kan belast worden met een adviserende rol bij de selectie en voorstelling aan het Bestuursorgaan van een Voorzitter en van een Algemeen Directeur, en bij het bepalen van de bezoldiging van deze personen.

4.2.3 Strategische Comités

4.2.3.1 Missie

Een Strategisch Comité is een forum waar de Buy Side en de Sell Side samenkomen om de CIM-strategie te bepalen binnen de grote lijnen uitgezet door het Bestuursorgaan en om het juiste evenwicht te vinden tussen wat het CIM moet en kan, tussen middelen en resultaten.

Het verzamelt inzichten om de marktbehoeften te definiëren o.a. met betrekking tot inhoudelijke analyse- en marketingnoden, inzichten in consumer journeys en voor mediaplanning en trading.

Het legt de scope en de concrete doelstellingen van de studies vast en stelt daartoe prioriteiten.

Het bepaalt het beschikbare budget voor elke studie en maakt afspraken inzake de financiering.

Het evalueert de voorstellen van Technische Commissies en Taskforces inzake methodes, use cases en onderzoeksbudgetten in functie van het realiseren van de doelstellingen.

Het legt regels vast inzake de toegang tot de data van de studie, het type beschikbare resultaten, de exploitatiemethoden en publicatiemodaliteiten.

Het streeft actief naar het bereiken van een consensus over al deze aspecten.

Het Strategisch Comité zal voor elk van de studies dat het overziet een Reglement opstellen dat o.a. de toegelaten metrics, exploitatie- en publicatiemodaliteiten, toegangs- en financieringsregels van de studie bevat.

4.2.3.2 Soorten Strategische Comités

Het Strategisch Comité ‘CrossMedia, Publishing en Digital’ (CPD) is een permanent strategisch comité binnen het CIM (het “CPD-Comité”).

Dit CPD-Comité kijkt erop toe dat de CIM-studies de focus houden op de consument en daartoe een voldoende crossmediale en digitale insteek hebben.

Dit CPD-Comité evalueert daartoe ook de visienota’s en de budgetvoorstellen van de andere Strategische Comités en kan deze eventueel afkeuren indien de focus niet wordt gerespecteerd of wanneer er onvoldoende synergieën of tegenstellingen bestaan met andere strategische plannen en visies en met het gehele CIM-budget. In dat geval moet het betrokken Strategisch Comité een nieuwe visienota en / of budget uitwerken en dit opnieuw voorleggen. Het CPD-Comité kan de visienota of het budget niet zelf aanpassen.

Het CPD-Comité is een representatieve afspiegeling van het stakeholdership binnen het CIM en is evenwichtig samengesteld tussen Buy- en Sell side. Het omvat minstens alle voorzitters van de verschillende Strategische Comités van het CIM.

Het Bestuursorgaan kan op voorstel van de Algemeen Directeur een Strategisch Comité oprichten dat overzicht houdt over één of meerdere currency-studies.

Dit Comité vervult alle taken die verwacht worden van een Strategisch Comité voor deze specifieke studie of studies.

Elk Strategisch Comité is een representatieve afspiegeling van het stakeholdership binnen het CIM en omvat steeds minstens vertegenwoordigers van de belangrijkste financiers van de specifieke currency-studie.

4.2.3.3 Werking van de Strategische Comités

De Algemeen Directeur stelt het Comité samen en de samenstelling wordt bevestigd door het Bestuursorgaan. Indien het Bestuursorgaan de samenstelling van een Strategisch Comité niet bevestigt, wordt het dossier terug overgemaakt aan de Algemeen Directeur die dan een nieuw voorstel doet aan het Bestuursorgaan.  

De leden van het Comité worden persoonlijk benoemd en moeten deelnemen aan de debatten en aan de stemmingen.

Er kan geen volmacht worden gegeven aan een ander lid van het Comité.

In geval een lid van het Comité niet aanwezig kan zijn op een vergadering van het Strategisch Comité, mag hij een waarnemer sturen.  De aldus aangeduide waarnemer mag de vergadering bijwonen maar beschikt niet over stemrecht. De waarnemer mag wel het standpunt van het afwezige lid van het Comité verwoorden.

De leden van het Comité worden benoemd voor een duur van drie jaar. Hun mandaat mag vernieuwd worden. De Algemeen Directeur mag nochtans op elk moment het Comité herschikken. In dat geval moet hij de voorgestelde aanpassing laten bevestigen door het Bestuursorgaan.  Indien het Bestuursorgaan de aangepaste samenstelling van een Strategisch Comité niet bevestigt, wordt het dossier terug overgemaakt aan de Algemeen Directeur die dan een nieuw voorstel doet aan het Bestuursorgaan. 

De voorzitter van de Technische Commissie wordt op elke vergadering uitgenodigd maar heeft geen stemrecht. 

De Algemeen Directeur en andere leden van de Permanente Structuur kunnen eveneens deelnemen. 

De voorzitter en de Algemeen Directeur mogen experten van buiten het Strategisch Comité uitnodigen om deel te nemen aan de debatten, maar zonder stemrecht.

De agenda en het aantal vergaderingen wordt bepaald door de Algemeen Directeur in functie van de noden van het Comité en de algemene organisatie.

Het Strategisch Comité informeert regelmatig het Bestuursorgaan over de ontwikkeling van zijn werkzaamheden. Concreet levert het Strategisch Comité daartoe minstens deze informatie aan:

• Het vat minstens om de twee jaar zijn visie samen in een nota. Deze overkoepelende visie vat marktinzichten en behoeften samen en omschrijft de missie met de concrete doelstellingen voor elk onderzoek.
• Het budget van elke studie. Een (her)begroting vindt minimaal jaarlijks plaats.
• Het maakt tevens minstens tweejaarlijks een evaluatie van de studie en van zijn werking. Deze omvat een analyse van de kwaliteit en relevantie van de strategische visie en missie door middel van een omgevingsanalyse, inclusief een stakeholderanalyse en de evaluatie van de implementatie van de visie en missie met een analyse van effectiviteit (zijn de doelstellingen behaald) en efficiëntie (is de balans tussen middelen en resultaten goed).
• Bij Request For Proposals (RFP) voor nieuwe studies levert het Strategisch Comité een tekst aan over het strategisch kader en werkt het een schema uit dat kan gebruikt worden voor de evaluatie en ranking van de voorstellen.

De beslissingen binnen het Comité worden in beginsel bij consensus genomen. Indien een stemming nodig is, zullen de beslissingen genomen worden volgens het principe van de drievoudige (3x) twee derde (2/3^de) meerderheid: binnen het Strategisch Comité, en bij de Buy Side en bij de Sell Side.

Op initiatief van de Voorzitter van het CIM kan de voorzitter van een Strategisch Comité worden uitgenodigd om vergaderingen van het Bureau of het Bestuursorgaan bij te wonen die onderwerpen behandelen die betrekking hebben op zijn opdracht. Hij zal echter geen inspraak in de beslissingen van het Bureau of het Bestuursorgaan krijgen.

Art. 4.3 Technische Commissies en Taskforces

4.3.1 Missie

Voor elk type studie kan het Bureau, op voorstel van de Algemeen Directeur, voor zover nodig, een Technische Commissie oprichten. De Technische Commissies kunnen een deel van hun activiteiten delegeren aan eveneens door het Bureau opgerichte Technische Taskforces.

De Technische Commissies en Taskforces staan in voor het definiëren van de technische modaliteiten, zoals het uitwerken van het research design, het aflijnen van de in te vullen use cases, het aanbevelen van mogelijke metrics en exploitatiemethoden, het beoordelen en budgetteren van de mogelijke technische oplossingen, het ondersteunen van het contracteren van de solution providers en het opvolgen en rapporteren van het projectmanagement.

4.3.2 Werking van de Technische Commissies en Taskforces

De Algemeen Directeur stelt de Commissie samen en de samenstelling wordt bevestigd door het Bureau. Indien het Bureau de samenstelling van een Technische Commissie niet bevestigt, wordt het dossier terug overgemaakt aan de Algemeen Directeur die dan een nieuw voorstel doet aan het Bureau. 

Elke Commissie is een representatieve afspiegeling van het stakeholdership binnen het CIM en omvat steeds minstens vertegenwoordigers van de belangrijkste financiers van de specifieke currency-studie.

De commissieleden worden persoonlijk benoemd en moeten deelnemen aan de debatten en aan de stemmingen.

Er kan geen volmacht worden gegeven aan een ander commissielid. 

In geval een commissielid niet aanwezig kan zijn op een vergadering van een Technische Commissie, mag hij een waarnemer sturen.  De aldus aangeduide waarnemer mag de vergadering bijwonen maar beschikt niet over stemrecht. De waarnemer mag wel het standpunt van het afwezige commissielid verwoorden.

De commissieleden worden benoemd voor een duur van drie jaar. Hun mandaat mag vernieuwd worden. De Algemeen Directeur mag nochtans op elk moment de Commissie herschikken. In dat geval moet hij de voorgestelde aanpassing laten bevestigen door het Bureau.  Indien het Bureau de aangepaste samenstelling van een Technische Commissie niet bevestigt, wordt het dossier terug overgemaakt aan de Algemeen Directeur die dan een nieuw voorstel doet aan het Bureau. 

De Algemeen Directeur en andere leden van de Permanente Structuur kunnen de vergaderingen bijwonen.

De voorzitter en de Algemeen Directeur mogen experten van buiten de Commissie uitnodigen om deel te nemen aan de debatten, maar zonder stemrecht.

De agenda en het aantal vergaderingen wordt bepaald door de Algemeen Directeur in functie van de noden van de Commissie en de algemene organisatie

De Technische Commissie informeert regelmatig het Strategisch Comité over de ontwikkeling van zijn werkzaamheden. Concreet houdt dit minstens het aanleveren van volgende informatie in:

• Continue rapportage over de uitvoering van de projecten
• Jaarlijkse of tweejaarlijkse beoordeling van de technische modaliteiten, inclusief modellen en use cases en met suggesties voor optimalisatie (indien nodig gebaseerd op het werk van technische taskforces)
• Aanbevelingen inzake mogelijke type resultaten en exploitatiemethoden
• Het technische raamwerk in RFP-documenten.

De beslissingen van de Commissie worden in beginsel bij consensus genomen. Indien een stemming nodig is, zullen de beslissingen genomen worden volgens het principe van de drievoudige (3x) twee derde (2/3^de) meerderheid: binnen de Commissie, en bij de Buy Side en bij de Sell Side.

Op initiatief van de Voorzitter van het CIM kan de voorzitter van een Technische Commissie worden uitgenodigd om vergaderingen van het Bureau of het Bestuursorgaan bij te wonen die onderwerpen behandelen die betrekking hebben op zijn opdracht. Hij zal echter geen inspraak in de beslissingen van het Bureau of het Bestuursorgaan krijgen.

Art. 4.4 Aankoopcommissie  

4.4.1 Missie

Bij de aankoop van een nieuwe currency of strategische studie zal het Bestuursorgaan, op voorstel van de Algemeen Directeur, een Aankoopcommissie oprichten.

Deze staat in voor de gunning van de studie. De Aankoopcommissie zal daartoe de potentiële leveranciers ranken inzake de verhouding prijs/kwaliteit en dat op basis van de aanbevelingen van het betrokken Strategisch Comité en de betreffende Technische Commissie. Ze zal eventueel de onderhandelingsmarge bepalen die kan afgesproken worden met de leverancier(s), steeds binnen de grote lijnen uitgezet door het Bestuursorgaan.

De Aankoopcommissie zal haar beslissingen samenvatten en motiveren in een verslag aan het Bestuursorgaan.

4.4.2 Werking van de Aankoopcommissie

De Aankoopcommissie wordt samengesteld door de Algemeen Directeur uit een selectie van leden van het betrokken Strategisch Comité en de betreffende Technische Commissie en kan aangevuld worden met andere experts. De samenstelling moet worden bevestigd door het Bestuursorgaan, met een consensus aan de Sell Side over zijn vertegenwoordigers en met een consensus aan de Buy Side voor de zijne. Indien het Bestuursorgaan de samenstelling van de Aankoopcommissie niet bevestigt, wordt het dossier terug overgemaakt aan de Algemeen Directeur die dan een nieuw voorstel doet aan het Bestuursorgaan. 

De commissieleden worden persoonlijk benoemd en moeten deelnemen aan de debatten en aan de stemmingen. Er kan geen volmacht worden gegeven aan een ander commissielid. 

De Algemeen Directeur en andere leden van de Permanente Structuur kunnen de vergaderingen bijwonen.

De beslissingen van de Aankoopcommissie worden in beginsel bij consensus genomen.

Indien een stemming nodig is, zullen de beslissingen genomen worden volgens het principe van de drievoudige (3x) twee derde (2/3^de) meerderheid: binnen de Commissie, en bij de Buy Side en bij de Sell Side.

Voor het stemmen over currency-studies heeft elke mediapartij die minimaal 10% bijdraagt aan de financiering van het onderzoek één stem. Het aantal stemmen aan de Sell Side wordt gematcht door éénzelfde aantal stemmen aan de Buy Side.

Dezelfde aanpak wordt gevolgd bij de aankoop van strategische studies, behalve dat er altijd 12 stemmen zijn, 6 voor de Buy Side en 6 voor de Sell Side (2 voor digital en read, 1 voor watch, 1 voor listen, 1 voor bioscoop en 1 voor out of home).

Het Bestuursorgaan moet de gunning door de Aankoopcommissie bevestigen. Het Bestuursorgaan kan de beslissing niet aanpassen. Bij niet-goedkeuring moet de Aankoopcommissie opnieuw aan de slag om tot een andere beslissing te komen.

Art. 4.5 Geschillen  

De leden verbinden zich ertoe, wanneer er zich geschillen of conflicten voordoen in de zin van artikel 33 van de Statuten, om door middel van dialoog naar een oplossing te zoeken.

4.5.1 Algemeen - Bemiddeling en Geschillencommissie

In geval van een geschil dat niet onder artikel 4.5.2 hieronder valt, en indien een dialoog tussen de betrokkenen niet tot een oplossing lijdt, zal het Bestuursorgaan, samen met de Algemeen Directeur, trachten te bemiddelen. Indien de vereniging, leden van het Bestuursorgaan of de Algemeen Directeur zelf betrokken partij zijn bij het geschil, zal beroep worden gedaan op een erkende bemiddelaar die de betrokken partijen in onderling akkoord zullen aanstellen.  

Als ook bemiddeling vruchteloos blijft, kan het Bestuursorgaan, op voorstel van de Voorzitter of van de Algemeen Directeur, een ad hoc Geschillencommissie samenstellen.

Elke Geschillencommissie moet worden voorgezeten door een onafhankelijke advocaat aangeduid door het Bestuursorgaan, bijgestaan door een aantal bijzitters.  Hun aantal en vereiste expertise zullen worden bepaald door het Bestuursorgaan op het ogenblik dat de commissie moet worden samengesteld, rekening houdend met de aard en omvang van het geschil en met de hoedanigheid van de betrokken partijen.

Het Bestuursorgaan ziet er steeds op toe dat de principes van onpartijdigheid, discretie en het recht van verdediging (inclusief het recht om gehoord te worden) worden gerespecteerd.

Er is geen beroep mogelijk tegen de beslissing van de Geschillencommissie.

Als ook bemiddeling vruchteloos blijft, aanvaarden de leden dat het geschil definitief beslecht zal worden volgens het arbitragereglement van CEPANI, door één of meer arbiters, die conform dat arbitragereglement zijn benoemd.

4.5.2 Specifiek – Inbreuk op statuten of reglementen - Sancties

Wanneer een inbreuk op de statuten of het intern reglement wordt vermoed of vastgesteld, kan een belanghebbende partij een klacht neerleggen bij de Algemeen Directeur.   De Permanente Structuur mag ook op eigen initiatief een inbreukprocedure opstarten. De Algemeen Directeur zal samen met de Permanente Structuur een dossier voorbereiden dat aan het bevoegde Strategisch Comité wordt overgemaakt, of, indien er geen bevoegd Strategisch Comité is, aan het Bestuursorgaan.  Het Strategisch Comité, of in voorkomend geval het Bestuursorgaan, kan aan een lid sancties opleggen die gaan van de publicatie van een correctie door de overtreder, een publicatie van een correctie op de website van het CIM, een tijdelijke niet-publicatie van de resultaten van de overtreder, een verwittiging, of een blaam. Enkel het Bestuursorgaan kan beslissen om de CIM-diensten aan de overtreder tijdelijk op te schorten of om de overtreder tijdelijk als lid te schorsen. Het bevoegde Strategisch Comité heeft wel het recht om die sancties aan het Bestuursorgaan voor te stellen, en in voorkomend geval zal het Bestuursorgaan over dat voorstel beslissen op zijn eerstvolgende vergadering, maar niet zonder het lid eerst uitgenodigd te hebben om te worden gehoord.

Wanneer een inbreuk op een studiereglement van een Strategisch Comité wordt vermoed of vastgesteld, wordt de procedure gevolgd die door het studiereglement wordt voorgeschreven, en kan het Strategisch Comité de in dat reglement voorziene sancties opleggen. Indien een studiereglement geen bijzondere inbreukprocedure voorziet en geen bijzondere sancties voorziet, wordt de procedure van de alinea hierboven van toepassing.

De Strategische Comités en het Bestuursorgaan waken erover dat de rechten van verdediging steeds op elk ogenblik in de procedure worden gerespecteerd: het lid tegen wie een procedure wordt opgestart, zal worden uitgenodigd om te worden gehoord en heeft het recht om een schriftelijk verweer te voeren.  Het lid kan zich laten bijstaan en vertegenwoordigen door een advocaat.

Elk lid aan wie een sanctie wordt opgelegd door een Strategisch Comité, heeft het recht om op straffe van verval binnen 14 kalenderdagen volgend op de dag waarop de opgelegde sanctie schriftelijk werd meegedeeld, per aangetekend schrijven beroep aan te tekenen bij het Bestuursorgaan.

Elk lid aan wie een sanctie wordt opgelegd door het Bestuursorgaan, heeft het recht om op straffe van verval binnen 14 kalenderdagen volgend op de dag waarop de opgelegde sanctie schriftelijk werd meegedeeld, per aangetekend schrijven beroep aan te tekenen door het Bestuursorgaan op de hoogte te brengen dat het lid het geschil zal voorleggen aan CEPANI, om definitief te worden beslecht volgens het arbitragereglement van CEPANI, door één of meer arbiters die conform dat arbitragereglement zijn benoemd. Om ontvankelijk te zijn, moet het verzoek tot arbitrage binnen de maand na het versturen van hogervermelde aangetekende brief op het secretariaat van CEPANI zijn neergelegd.

Artikel 5 – Waarden en Gedragscode

Art. 5.1 Respect voor de waarden van het CIM  

De leden van het CIM aanvaarden dat het CIM zijn werking aftoetst aan de volgende waarden, en zullen het CIM daar volop in steunen:

1.      Het CIM zal consumer-centric zijn.

2.      Het CIM zal co-creatief werken.

3.      Het CIM zal always on zijn.

4.     Het CIM zal waarde creëren voor alle stakeholders, op maat van de noden van het collectief van die stakeholders.

5.      Het CIM zal open en inclusief zijn.

6.     Het CIM zal neutraal en betrouwbaar blijven, maar zal ook mee richting geven aan het lokale ecosysteem.

Art. 5.2 Respect voor het CIM  

De leden van het CIM zullen in hun communicatie over de vereniging een negatieve toon vermijden en erop toezien dat hun communicatie naar de buitenwereld toe de belangen van de vereniging niet schaadt. 

Art. 5.3 Respect voor de referentiewaarde van de CIM-cijfers  

Elk CIM lid aanvaardt de CIM bereiksgegevens als Currency in zijn sector. De CIM-cijfers met betrekking tot bereik en verwante mediaparameters (zoals dekking, marktaandeel, contacten, GRP, OTS, rating, luisterduur, visits, …), en de overeenkomstige sociodemografische profielen worden dan ook als enige referentiewaarden aanvaard voor alle door het CIM onderzochte media. Elk CIM lid zal de CIM bereiksstudies loyaal gebruiken, met respect voor de gepubliceerde algoritmes. 

Art. 5.4 Respect voor CIM-cijfers

Het staat elk CIM lid vrij om, buiten het kader van het CIM, gelijk welk media-onderzoek te organiseren of te gebruiken. Elk lid zal zich even wel onthouden van acties of publicaties die de geloofwaardigheid van de CIM bereiksgegevens ondermijnen. Elk CIM lid aanvaardt daarom voor wat betreft bereikscijfers, verwante mediamaten (zoals dekking, marktaandeel, contacten, GRP, OTS, rating, luisterduur, visits…), en sociodemografische profielgegevens, de volgende publicatieregels:

 a.     Systematische en juiste referentiëring van cijfers.

Bij elk gebruik van CIM-cijfers zal vermeld worden: 

“Bron: CIM, het medium of de naam van de studie, de meetperiode (of de publicatiedatum indien enkel de modellisering van bestaande gegevens geactualiseerd werd).“

Vb. Bron: CIM TV studie, 1/3 – 28/3 2019.
Vb. Bron: CIM Internet, jan 2019.
Vb. Bron: CIM studie Out-of-Home, 2019-1.

Bij elk gebruik van cijfers uit alternatieve studies zal vermeld worden:

“Geschatte “parameter” op basis van “Bron, meetmethode, periode en steekproefgrootte.”

Vb. Geschat bereik op basis van Instituut X – online enquête, 5/12 – 19/12 2019, n = 1.500. 
Vb. Geschatte rating op basis van Instituut Y – dagboek, februari 2019, n = 304
Vb. Geschat profiel% op basis van intern onderzoek – face-to-face enquête, januari 2019, n = 434.

b.     Voorrang voor CIM-gegevens.

Als de laatste CIM-publicatie cijfers bevat voor een individueel medium, zullen alle CIM leden deze cijfers, en geen cijfers uit alternatief onderzoek, gebruiken in hun publicaties.

Deze algemene regel geldt niet voor: 

• publicaties die enkel en alleen voor intern gebruik zijn bedoeld, 
• publicaties van wetenschappelijke aard, 
• publicaties voor het onderwijs,
• publicatie van aanvullende mediaparameters die niet in CIM publicaties zijn opgenomen,
• publicatie van identieke mediaparameters voor een niet gepubliceerd tijdsdeel (bij vb. zomer voor pers) of voor een uitzending van uitzonderlijke aard en die in de tijd is beperkt,
• publicatie van identieke mediaparameters voor een nieuw medium dat wordt gemeten in een CIM studie waarvan de publicatie pas twee of meer maanden later wordt verwacht,
• publicatie van mediagebruik door een specifieke doelgroep die binnen een ad hoc CIM steekproef minder dan 1.000, en in een CIM panel minder dan 500 observaties haalt, als die in de alternatieve studie significant beter wordt gemeten,
• publicaties waarbij CIM data worden gebruikt in niet-CIM projecten, volgens de procedure uitgewerkt door het Bestuursorgaan op 06/12/2016,
• elke publicatie waarvoor een voorafgaand akkoord van het CIM Bureau werd bekomen.

Niettemin zal ook in deze uitzonderlijke situaties geen publicatie van alternatieve cijfers plaatsvinden binnen een sperperiode van twee weken vóór, en twee weken na, een officiële CIM-publicatie voor studies zonder dagelijkse publicatie.

Deze publicatieregels gelden voor persberichten, nieuwsbrieven, advertenties, commerciële presentaties en elk andere uiting, ongeacht haar doelgroep. Een Strategisch Comité kan bijkomende specifieke regels goedkeuren die in het reglement van een specifieke studie worden opgenomen. 

c.      Respect voor vergelijkbaarheid van gegevens.

Elk CIM lid verbindt er zich toe om media enkel te vergelijken op basis van één zelfde studie, en nooit cijfers uit verschillende bronnen te mengen in één vergelijking. 

De voorrang voor CIM-gegevens geldt ook voor de vergelijking van individuele media. De enige uitzondering betreft situaties waarbij één of meer belangrijke individuele media niet opgenomen zijn in de CIM-publicatie, of waarbij een marktspeler die geen lid is van het CIM een alternatieve studie gebruikt om zich te vergelijken met CIM-leden.

Art. 5.5 Respect voor de methodologie van de CIM-studies  

Elk lid is verantwoordelijk voor de publieke commentaren van zijn medewerkers met betrekking tot de CIM-studies en de CIM-resultaten.

Twijfels over de correctheid van gegevens en vragen over de studiemethode worden intern binnen het CIM besproken met de Permanente Structuur en de bevoegde Technische Commissie. Elk lid kan daartoe contact opnemen met de Permanente Structuur of de voorzitter van de bevoegde Technische Commissie. De Permanente Structuur zal op basis van het daaropvolgend overleg antwoorden op elke vraag.

Indien een publicatie van het CIM een fout bevat, zal het CIM gecorrigeerde cijfers publiceren of, indien dat niet mogelijk is, een methodologische nota over oorsprong en impact van het probleem communiceren. 

Artikel 6 - Budget van een studie

Elke beslissing van het Bestuursorgaan met betrekking tot het budget van een studie moet, om aanvaard te worden, enerzijds de toestemming bij meerderheid van de stemmen van alle aanwezige of vertegenwoordigde leden van het Bestuursorgaan krijgen, en anderzijds: 

• de eenstemmigheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden van het betrokken medium, als het gaat om een currency studie,
• twee derde van de aanwezige of vertegenwoordigde leden als het gaat om een studie die één of meerdere categorieën in zijn of hun geheel aanbelangt.

Artikel 7 - Financiering

Het lidgeld dat betaald wordt door alle leden is een deel van de financiering van het CIM, die daarnaast vooral steunt op het solidariteitsprincipe tussen de media en de tussenpersonen:

• Strategische studies worden in principe voor 50% gefinancierd door de Buy Side en voor 50% door de Sell Side
• Tactische studies worden grotendeels gefinancierd door de Sell Side, met een bijdrage door de Buy Side, afhankelijk van de specifieke studie.  De exacte financiering van een tactische studie (met vaststelling van de specifieke bijdrages) wordt vastgelegd door het Strategisch Comité.
• Voor gemengde studies, die zowel een strategisch als een tactisch luik hebben, maken de Buy Side en de Sell Side afspraken binnen het CPD-Comité.
• De werking van de Permanente Structuur worden voor 50% gefinancierd door de Buy Side en voor 50% door de Sell Side

Verdere details van financiering zullen, naargelang de aard van de kost, worden besproken en vastgelegd in financiële reglementen door het Strategisch Comité.

Artikel 8 - Toegang tot de gegevens – Gebruik en bescherming van de gegevens

Art. 8.1 Leden

Lidmaatschap van het CIM geeft niet automatisch toegang tot de door het CIM geleverde gegevens. 

De toegang tot de gegevens van een studie is voorbehouden aan de leden die hun aandeel in de

kosten betaald hebben, volgens de principes aangehaald in artikel 7 en de financiële reglementen die

daar uitvoering aan geven, en die zich ertoe engageren de gebruiksvoorwaarden van de studies te

respecteren. 

Het gebruik van deze gegevens is onderworpen aan de regels van vertrouwelijkheid, zoals beschreven in artikel 9.

Voor bepaalde studies hebben intekenaars toegang tot de gegevens via een exploitatiesoftware, waarvoor extra kosten in rekening worden gebracht.

Art. 8.2 Niet-leden

Niet-leden kunnen toegang krijgen tot CIM-gegevens mits het Bestuursorgaan daarvoor zijn toestemming heeft gegeven en zich akkoord heeft verklaard met het type gegevens dat wordt geleverd.

De Permanente Structuur werkt tarieven en voorwaarden uit voor categorieën van niet-leden, gebaseerd op FRAND-voorwaarden, dewelke worden goedgekeurd door het Bureau.

Artikel 9 - Vertrouwelijkheid van de gegevens

Art. 9.1 Doelstelling

In overeenstemming met artikel 32 van de Statuten van het CIM, blijven de gegevens, de publicaties en de studies die door het CIM in het kader van zijn verschillende opdrachten aan de leden worden overgemaakt, zijn exclusieve eigendom en zijn ze vertrouwelijk. 

Het Lid van het CIM verbindt er zich toe het vertrouwelijke karakter van die gegevens volgens de in huidig reglement vastgestelde modaliteiten na te leven. 

Art. 9.2 Vertrouwelijke informatie 

Onder “vertrouwelijke informatie” wordt alle informatie, in gelijk welke vorm (mondeling, schriftelijk, grafisch, elektronisch, enz.), die in het kader van de publicatie van de resultaten/gegevens van de studies worden meegedeeld, begrepen. 

Deze vertrouwelijkheid is niet toepasselijk indien het Lid van het CIM het bewijs kan leveren dat de vertrouwelijke informatie:

• voor of na haar bekendmaking in het openbare domein was gevallen, voor zover deze omstandigheid niet voortvloeit uit een fout die hem toe te schrijven is;
• wettelijk verkregen werd van een derde partij die noch door een vertrouwelijkheidverplichting, noch door het beroepsgeheim was gebonden;
• door hem al bekend was, wat hij met het bestaan van passende stukken moet kunnen bewijzen;
• ontwikkeld werd door het Lid zelf, in alle onafhankelijkheid, zonder schending van huidig reglement, en voor zover deze autonome ontwikkeling duidelijk kan worden gedocumenteerd en gecontroleerd. 

Art. 9.3 Verplichtingen

Elk Lid van het CIM verbindt er zich toe:

• de vertrouwelijke informatie enkel voor de behoeften van zijn activiteit te gebruiken, zonder er echter handel mee te drijven. Wordt niet als handel beschouwd: welke vorm van financiële tussenkomst ook, die bij zijn klanten voor bepaalde verwerkingen of analyses worden gevraagd;  
• de vertrouwelijke informatie enkel voor eigen rekening te gebruiken, zonder overdracht aan derden, tenzij interne behoeften dit vereisen;
• de toegang tot vertrouwelijke informatie enkel te verlenen aan die personeelsleden die noodzakelijk op de hoogte moeten worden gebracht om de inhoud ervan te kunnen evalueren;
• een vertrouwelijkheidsclausule op te nemen in de arbeidsovereenkomst van al zijn bedienden die toegang hebben tot de door het CIM meegedeelde vertrouwelijke informatie;
• een vertrouwelijkheidsclausule op te nemen in de met onderaannemers gesloten overeenkomsten;
• de door het CIM meegedeelde vertrouwelijke informatie enkel te kopiëren indien het strikt noodzakelijk is;
• het CIM dadelijk op de hoogte te brengen als hij vaststelt of vermoedt dat vertrouwelijke informatie werd verspreid bij niet gemachtigde personen;
• op eenvoudig verzoek, alle vertrouwelijke informatie, met inbegrip van de kopieën die ervan werden gemaakt, wat ook de drager is (papier, informatica, enz.), aan het CIM terug te geven. 

Elk Lid van het CIM erkent uitdrukkelijk dat de vertrouwelijkheidsverplichting een essentiële voorwaarde is van zijn ledenstatuut, in die zin dat het niet naleven ervan aanzienlijke schade kan berokkenen aan het CIM. 

Bij twijfel over de draagwijdte van het vertrouwelijke karakter, of over de andere modaliteiten die in het huidige reglement werden bepaald, is het Lid van het CIM gehouden, vooraleer eender welk initiatief te nemen, het advies van het Bureau van het CIM te vragen.

Art. 9.4 Bijzondere modaliteiten voor bepaalde types gegevens

Het Strategisch Comité, hierin bijgestaan door de betrokken Technische Commissies, bepaalt de bijzondere modaliteiten van de bovenvermelde verplichtingen in functie van, onder andere, het type van de door het CIM meegedeelde gegevens, en steeds binnen de grote lijnen uitgezet door het Bestuursorgaan. 

Deze modaliteiten betreffen, onder andere, de toegang zelf tot de gegevens, het type van bewerking dat er op kan worden toegepast, de validatie van de software voor de verwerking van de gegevens. Ze worden nader bepaald in het Reglement van elke studie welke door het Strategisch Comité wordt goedgekeurd. Deze  reglementen zullen op de website van de vereniging toegankelijk worden gemaakt. De Strategische Comités kunnen ook een embargotermijn vastleggen die bepaalt op welke datum het Lid van het CIM de gegevens mag gebruiken en/of meedelen. Het Lid van het CIM krijgt kennis van deze termijnen door de Permanente Structuur of samen met de publicatie van de gegevens.

Voor sommige studies bezorgt het CIM twee types van databestanden, A en B genaamd. De leden die toegang krijgen tot de A-bestanden mogen die noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden bekend maken. 

Art. 9.5 Gedwongen bekendmaking van de vertrouwelijke gegevens

In alle gevallen waarin het Lid van het CIM door een overheid of anderszins verplicht zou worden geheel of gedeeltelijk de vertrouwelijke gegevens in zijn bezit bekend te maken, zal deze er dadelijk het CIM schriftelijk van op de hoogte brengen, om deze laatste in de mogelijkheid te stellen de rechterlijke en buitengerechtelijke bewarende maatregelen te nemen die hij gepast acht. 

In elk geval zal het Lid van het CIM zich ertoe beperken enkel de strikt noodzakelijke vertrouwelijke informatie te leveren. Hij zal ook de bevoegde autoriteiten, aan wie de gegevens werden meegedeeld, op hun vertrouwelijke karakter wijzen. 

Artikel 10 – Rol van het CIM in de relatie met instituten die studies uitvoeren

Door zijn intekening op een CIM-studie verklaart het lid zich akkoord dat het CIM een overeenkomst afsluit met een instituut dat de betreffende studie zal uitvoeren in opdracht van het CIM. Het is het CIM dat de opdrachtgever is in de overeenkomst met het instituut. De leden die hebben ingetekend op een CIM-studie hebben geen contractuele rechten of plichten t.o.v. het instituut dat de studie uitvoert.

Indien een lid zich benadeeld voelt in de context van een uitgevoerde studie, of terzake een klacht wil formuleren, zal het in eerste instantie contact opnemen met de Algemeen Directeur en zal het probleem besproken worden in de bevoegde Technische Commissie. Indien de Technische Commissie besluit dat het opportuun zou zijn actie te ondernemen tegen een instituut, zal het dossier worden voorgelegd aan het Strategisch Comité en zal een eventuele beslissing om verder actie te ondernemen, bevestigd moeten worden door het Bestuursorgaan.  

Als het CIM tot een overeenkomst of een minnelijke schikking komt met het betreffende instituut, die binnen de instanties van het CIM besproken en goedgekeurd werd, zullen de leden alle bepalingen hiervan moeten respecteren en mogen ze tegen het instituut geen individuele actie ondernemen die in strijd is met deze bepalingen.

Indien het CIM er niet in slaagt om het probleem minnelijk te regelen met het instituut, staat het de leden vrij om zelf actie te ondernemen tegen het betreffende instituut.

Het CIM, waarvan de rol beperkt is tot het ontwerpen en het controleren van de uitvoering van de studies, kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele fouten van het instituut dat belast werd met het uitvoeren van de studie.

Bijlagen

Definities

zie document in bijlage

Financieringsregels

Tussenpersonen: financieringsregels CIM-studies

(goedgekeurd door het Bestuursorgaan van 18/02/2020)

1. Definities

Tot de familie van de Tussenpersonen, zoals bepaald in artikel 6 van de statuten van het CIM, behoren:

• agentschappen die advies verlenen in mediaplanning en/of mediastrategie en media-aankopen uitvoeren die aan hen door de media gefactureerd worden en dat ze daarna herfactureren aan de adverteerders,
• creatieve agentschappen, agentschappen die advies verlenen in mediaplanning en/of mediastrategie, die niet door de media gefactureerd worden.

Het aantal personeelsleden van de tussenpersonen wordt bepaald door het aantal full time equivalenten -FTE’s- geregistreerd in het kalenderjaar ervoor.

In het kader van deze financieringsregels worden de lokale of internationale firma’s die mediaprestaties auditeren gelijk gesteld met agentschappen van maximum 8 FTE’s, die diensten verlenen die niet door de media gefactureerd worden (zie punt 2.4).

2. Financieringsprincipes

2.1. Elke tussenpersoon die toegang wenst tot de CIM gegevens moet werkend lid zijn van het CIM (zie artikel 8.1 van het huishoudelijk reglement) en de verplichtingen respecteren die vermeld staan in artikel 9.3 van dit huishoudelijk reglement.

2.2. De UMA stelt zich garant voor de financiële bijdrage van de tussenpersonen in de kosten van het CIM (cf. artikel 8.1 van het huishoudelijk reglement).

2.3. Voor elke tussenpersoon waarvan het aantal personeelsleden meer dan 8 FTE’s bedraagt, wordt de financiering van de CIM studies berekend volgens de interne verdeelsleutel van de UMA:

a. Elke tussenpersoon moet jaarlijks een verklaring op erewoord indienen:

• van de totale facturatie van media-aankopen (volgens de criteria van de UMA),
• of de tariefwaarde van de geplande campagnes (advies, planning van campagnes voor adverteerders).
  In dit geval: toepassing van een korting van 35% op de tariefwaarde (schatting van de gemiddelde tariefkorting om de bijdrage gelijk te stellen met de facturatie van media-aankopen gedeclareerd volgens de UMA criteria in onderhandelde waarde).

b. Het totaal van de facturatie gedeclareerd door alle tussenpersonen van meer dan 8 FTE’s wordt het nieuwe “Totaal 100%”.

c. De CIM kosten die door de Tussenpersonen betaald worden, min de bijdrage van de Tussenpersonen “van maximum 8 FTE’s” (zie 2.4.), zullen verdeeld worden pro rata van het percentage dat elke tussenpersoon vertegenwoordigt in het “Totaal 100%” zoals hierboven berekend, met een minimum bedrag van 43.019,22 €. 

​2.4. Voor elke tussenpersoon waarvan het aantal personeelsleden maximum 8 FTE’s bedraagt, of de gelijkgestelde firma’s (zie 1.), wordt de financiering als volgt berekend:

   a. Kost voor toegang tot de 1ste CIM studie + TGM studie (Target Group Monitor) + CDJ (Consumer Decision Journey) = 24.582,41 €.
   b. Kost voor toegang tot elke bijkomende CIM studie = 3.687,36 €/studie, met een maximum van 43.019,22 € voor alle studies.

Al deze bedragen zijn geldig voor het kalenderjaar 2023.
Daarna zullen ze aangepast worden aan de indexatie die van toepassing is bij het CIM voor het totale bedrag van de deelname van de tussenpersonen.

De CIM TV studie: bijdrage van de media

(goedgekeurd door het Bestuursorgaan van 24/01/2023)

· Elke TV-zender of reclameregie die wenst deel te nemen aan de CIM-studies is werkend lid van het CIM en betaalt het CIM-lidmaatschap dat momenteel 874 € per jaar bedraagt (tarief 2024, jaarlijks geïndexeerd).

· Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw en op jaar basis.

· De vermelde bedragen gelden op 01/01/2021 en worden jaarlijks geïndexeerd (basis 2021 = 100).

· Voor nieuwe toetreders is het gebruikelijk dat de bijdrage voor het eerste jaar pro rata temporis berekend wordt.

1. Toegang tot de volledige resultaten voor nationale TV-zenders en hun regies

De TV-zenders die het volledige Noorden of Zuiden van het land bereiken, en hun reclameregies, die voor een volledige toegang tot de gegevens van de studie kiezen, krijgen toegang tot het dagelijkse ATA bestand dat gegevens per seconde bevat voor alle tv-zenders die binnen de CIM TV-studie gemeten worden (zie methodologie  en reglement ).

Elke intekenaar van de CIM TV-studie draagt bij tot de financiering van:

- de tactische tv-bereiksstudie(s), verminderd met de dotatie van de tussenpersonen en eventuele inkomsten van derden. Momenteel gaat het om het GfK TV panel, de horodatage (40% van de kosten), de Establishment Survey (in 2022 57,26% van de kosten, elk jaar aan te passen volgens het percentage van het medium in de vragen , in de studiebudgetten en in MDB), en eventueel de Other Screen meting;
- de strategische kosten, dit is de som van de kosten voor de Permanente Structuur en voor de strategische studies. Momenteel zijn de strategische studies de Consumer Decision Journey (CDJ), de doelgroepenstudie (Target Group Monitor of TGM) en de horodatage (60% van de kosten).

De lijst van de tactische studies en de hoogte van de tactische en de strategische kosten kan jaarlijks door het Bestuursorgaan herzien worden.

De Algemene Vergadering van het CIM is de enige instantie die het budget van het CIM zoals voorgesteld door het Bestuursorgaan kan goedkeuren of aanpassen.

De verdeelsleutel van de kosten tussen de media is als volgt:

- 70% van de totale kosten, de zgn. "vaste kosten", wordt gelijk verdeeld over alle regies - intekenaars.
- 30% van de totale kosten, de zgn. "variabele kosten", wordt gedeeld volgens het aantal ingetekende zenders en verdeeld over de regies volgens het aantal zenders dat zij vertegenwoordigen. De zenders waarvan de “open vensters” van korte duur zijn worden partieel meegerekend.

Vanaf 1 januari 2023 kan de zender kiezen uit twee formules;

• Horodatage, volledig uitgevoerd door Nielsen (manueel aan de hand van beelden), met twee niveaus van codering waaruit de zender kan kiezen:
  • Normaal: codering van programa's, reclame en autopromo;
  • Light: codering van reclame.
• Horodatage met identificatie van programma's op basis van As Run bestanden van de zender, die gevalideerd zijn door nielsen volgens de voorgeschreven specificatie zoals hier beschreven.

De tarieven zijn geldig voor 2023 en worden jaarliks geindexeerd:

• volledige verificatie door Nielsen, Normal: 12.099 €
• volledige verificatie door Nielsen, Light: 7.099 €
• verificatie via As Runs: 7.099 €

Een regie wordt enkel erkend als vertegenwoordiger van een zender als zij op erewoord verklaart minstens 66% van de spots uitgezonden binnen de reclameblokken van de betrokken zender te factureren, wat goed is voor het grootste omzetcijfer van alle commerciële vertegenwoordigers. Het CIM kan in geval van twijfel een audit laten uitvoeren van de boekhoudkundige stukken die verband houden met de reclameomzet van een betwiste zender.

De facturatie van de kosten gebeurt in drie schijven:

- een eerste schijf (35%) in november van het voorgaande jaar.
- een tweede schijf (35%) in mei van het betrokken jaar.
- het saldo (30%) in de zomer van het betrokken jaar.

In geval van uitzonderlijke bijkomende kosten in de loop van het jaar, kan uitzonderlijk een bijkomende factuur gestuurd worden.

2. Toegang tot de volledige resultaten voor de regionale TV-Zenders en hun regie

Op de hoger beschreven algemene financieringsregels wordt één uitzondering gemaakt:

• voor de regionale zenders wegens hun geografische specificiteit (zij bereiken allemaal samen de volledige Nederlandstalige of Franstalige gemeenschap, maar hebben individueel een beperkt geografisch bereik),
• én voor zover één enkele regie alle regionale zenders van één gemeenschap commercialiseert,
• én voor zover voor alle regionale zenders uitsluitend de ‘light’ versie van de horodatage wordt toegepast, d.i. enkel de identificatie van spots.

In dat geval geldt per regio de volgende verdeelsleutel:

• De vaste kosten (altijd 70% van de totale kosten) worden niet langer gelijk verdeeld tussen regies. Het aantal regies wordt verhoogd met 0,15 en de regie die de regionale zenders beheert zal bijdragen voor een aandeel van 1,15.
• De variabele kost wordt gelijkgesteld met de kost voor één “nationale” zender (zie 1).

De bijdrage aan de vaste kosten komt bovenop de vaste basiskosten betaald door de regie voor nationale TV zenders (zie 1), behalve als de bruto-waarde van de portefeuille van de regie (volgens Nielsen’s MDB) hoofdzakelijk afkomstig is van regionale zenders.

Indien een regie slechts een deel van de regionale zenders in het Noorden of het Zuiden commercialiseert, is de tarifering in punt 2 niet van toepassing en wordt de financiering berekend volgens de verdeelsleutel in punt 1.

3. Beperkte toegang tot de resultaten van de studie

Voor zenders en reclameregies die niet wensen in te tekenen op de volledige toegang tot de CIM TV-studie bestaat de mogelijkheid om Maandelijkse Zenderrapporten (MZR) te laten maken voor een eigen zender en/of een concurrerende zender, en dit voor een doelgroep en een uurschijf naar keuze.

Het MZR bevat de gemiddelde dag reach, week reach, maand reach voor de gewenste zender en de market share van alle intekenende zenders uit de regio (Noord of Zuid). De rapporten staan maandelijks ter beschikking van alle intekenaars op de CIM TV-studie. Zenders die intekenaar zijn van de Maandelijkse Zenderrapporten kunnen op aanvraag een bijkomende fiche aankopen voor een specifieke dag en uurschijf bv. in het kader van een evenement.

Het tarief voor een MZR bestaat uit:

a. bijdrage tot de strategische kosten.
Wie niet via een andere tactische CIM-studie bijdraagt aan de strategische kosten betaalt een forfaitaire bijdrage van 9.776 €.

b. bijdrage voor MZR van eerste zender

• universum 4jr. en ouder + 1 extra doelgroep: 18.385 €
• bijkomende doelgroep of bijkomend uurblok: 5.511 €
• speciale ad hoc fiche: 1.530 €

c.  bijdrage voor MZR van bijkomende zender

• universum 4jr. en ouder + 1 extra doelgroep: 5.511 €
• bijkomende doelgroep of bijkomend uurblok: 2.700 €
• speciale ad hoc fiche: 383 €

d. technische kost

De berekeningen en rapporten worden op vraag van het CIM aangemaakt door een gecertifieerd software house dat hiervoor bijkomend een technische kost zal aanrekenen, en rechtstreeks factureren, aan de aanvrager.

De facturatie gebeurt in één keer in januari van het betrokken jaar.

De CIM Radio studie: bijdrage van de media

(goedgekeurd door het Bestuursorgaan van 24/01/2023)

· Elke radiozender of reclameregie die wenst deel te nemen aan de CIM-studies is werkend lid van het CIM en betaalt het CIM lidmaatschap dat momenteel 874 € per jaar bedraagt (tarief 2024, jaarlijks geïndexeerd).

· Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw en op jaar basis.

· De vermelde bedragen gelden op 01/01/2023 en worden jaarlijks geïndexeerd (basis 2023 = 100).

· Voor nieuwe toetreders is het gebruikelijk dat de bijdrage voor het eerste jaar pro rata temporis berekend wordt.

1. Volledige toegang tot de resultaten van de studie

Momenteel zijn er drie golven in het veldwerk per jaar. Iedere golf leidt tot een publicatie. Wie kiest voor een volledige toegang tot de gegevens van de studie krijgt toegang tot het volledige databestand (gegevens opgesplitst per kwartieren per gepubliceerde radio) en heeft recht om deze gegevens met een gecertifieerde software te gebruiken.

Elke intekenaar van de radiostudie draagt bij tot de financiering van:

- de tactische radiobereiksstudie, verminderd met de dotatie van de tussenpersonen en eventuele inkomsten van derden. Momenteel gaat het om de RAM studie (zie methodologie en reglement), de Radio over IP studie en de Establishment Survey (in 2022 22,13% van de kosten, elk jaar aan te passen volgens het percentage van het medium in de vragen , in de studiebudgetten en in MDB).
- de strategische kosten, dit is de som van de kosten voor de Permanente Structuur en voor de strategische studies. Momenteel zijn de strategische studies de Consumer Decision Journey (CDJ), de doelgroepenstudie (Target Group Monitor of TGM) en de horodatage (60% van de kosten).

De lijst van de tactische studies en de strategische kosten kan jaarlijks door het Bestuursorgaan herzien worden.

De Algemene Vergadering van het CIM is de enige instantie die het budget van het CIM zoals voorgesteld door het Bestuursorgaan kan goedkeuren of aanpassen.

De verdeelsleutel van de radiostudie is eenvoudig: de totale kosten worden gelijk verdeeld over alle intekenaars (ongeacht het aantal radiozenders dat zij vertegenwoordigen, hun bereik of hun reclame-inkomsten).

De facturatie van de kosten gebeurt in drie schijven:

- een eerste schijf (35%) in november van het voorgaande jaar.
- een tweede schijf (35%) in mei van het betrokken jaar.
- het saldo (30%) in de zomer van het betrokken jaar.

In geval van uitzonderlijke bijkomende kosten in de loop van het jaar, kan uitzonderlijk een bijkomende factuur gestuurd worden.

2. Beperkte toegang tot de resultaten van de studie 

De radiozenders die niet geïnteresseerd zijn in een volledige toegang tot de studie hebben de mogelijkheid een beperkte toegang tot de resultaten te krijgen, met name onder de vorm van fiches.

Zij betalen een forfaitaire bijdrage tot de strategische kosten van 8.847 € en betalen een bijdrage tot de tactische kosten van de radiostudie in functie van de gewenste resultaten:

- Scenario 1. Eén resultaat voor een geheel van radio’s (bv op netwerkniveau).

   · Basisforfait voor fiche 12+ (1 fiche per golf): 29.406 €
   · Fiche voor extra doelgroep: 3.812 €

- Scenario 2. Aparte resultaten voor elke radio afzonderlijk (die deel uitmaakt van een groep van radio’s)

   · Basisforfait voor fiches 12+(1 fiche per golf): 33.763 €
   · Totaalfiche voor extra doelgroep: 3.812 €
   · Fiche 12+ voor deelverzameling van zenders: 8.713 €
   · Fiche voor extra doelgroep voor deelverzameling van zenders: 3.812 €

De facturatie gebeurt in één keer in januari van het betrokken jaar.

De CIM Internet studie: bijdrage van de media (België)

(goedgekeurd door het Bestuursorgaan 24/01/2023)

1. Voorwerp van de financiering

Elke intekenaar van de CIM Internet studie draagt bij tot de financiering van:

a. De tactische internet studies, verminderd met de dotatie van de tussenpersonen en eventuele inkomsten van derden: het gaat om de Gemius trafiekmeting, de Gemius bereiksstudies en de Establishment Survey (in 2024 22,38% van de kosten, elk jaar aan te passen volgens het percentage van het medium in de vragen, in de studiebudgetten en in MDB).

b. De strategische kosten, dit is de som van de kosten voor de Permanente Structuur en voor de strategische studies: het gaat om de Consumer Decision Journey (CDJ), de doelgroepenstudie (Target Group Monitor of TGM) en de tv horodatage (60% van de kosten).

De lijst van de tactische studies en de hoogte van de tactische en de strategische kosten kunnen jaarlijks door het Bestuursorgaan herzien worden.

De Algemene Vergadering van het CIM is de enige instantie die het budget van het CIM zoals voorgesteld door het Bestuursorgaan kan goedkeuren of aanpassen.

2. Principes van de financiering

1. Elke intekenaar moet werkend lid te zijn van het CIM en de jaarlijkse ledenbijdrage betalen (874 € voor individuele leden en 504 € voor geassocieerde leden - tarieven 2024, jaarlijks geïndexeerd).

2. Elke uitgever betaalt voor elke ingeschreven site, applicatie en player een variabele kost in functie van het aantal gemeten visits per trimester.

3. Externe regies die reclameruimte verkopen voor derden betalen een forfaitaire jaarbijdrage.

De tarieven hieronder zijn zonder BTW en worden jaarlijks geïndexeerd.

3. Tarieven voor sites, applicaties en players

De variabele kosten worden berekend op basis van een aantal bezoeken tijdens het afgelopen trimester afzonderlijk voor sites, voor apps en voor players en samengevat in een totale kost per uitgever. Het rekentarief in de formule hironder, wordt elk jaar herzien op basis van de evolutie van de internettrafiek. Voor 2024 is dit tarief 0,433 €.
 

Rekenvoorbeelden voor 1 SITE of 1 APP of 1 PLAYER

Visits/quarter     1 site/app/player

5.000                         35,23 €
10.000                       49,82 €
20.000                       70,45 €
50.000                     111,39 €
100.000                   157,53 €
200.000                   222,78 €
500.000                   352,25 €
1.000.000                498,16 €
2.000.000                704,51 €
5.000.000             1.113,92 €
10.000.000           1.575,33 €
20.000.000           2.227,85 €
50.000.000           3.522,54 €
100.000.000         4.981,62 €

Rekenvoorbeelden voor 2 SITES of 2 APPS of 2 PLAYERS

Visits/quarter      2 sites/apps/players

5.000                         43,32 €
10.000                       61,26 €
20.000                       86,64 €
50.000                     136,99 €
100.000                   193,73 €
200.000                   273,97 €
500.000                   433,18 €
1.000.000                612,62 €
2.000.000                866,37 €
5.000.000             1.369,85 €
10.000.000           1.937,26 €
20.000.000           2.739,70 €
50.000.000           4.331,85 €
100.000.000         6.126,16 €

Facebook Instant Articles (IA) en Google Accelerated Mobile Pages (AMP) worden voor de facturatie gelijkgesteld met sites.

4. Tarief voor externe regies

Externe regies die reclameruimte verkopen voor sites en secties van derden betalen een forfaitaire jaarbijdrage van € 4.113,84.

5. Facturatieschema

Trimester 1: variabele kosten 1e trimester ;

Trimester 2: ledenbijdrage + variabele kosten 2e trimester ;

Trimester 3: variabele kosten 3e trimester ;

Trimester 4: variabele kosten 4e trimester.

De CIM Pers bereiksstudie: bijdrage van de media

(goedgekeurd door het Bestuursorgaan op 18/02/2020)

1. Voorwerp van de financiering

Elke intekenaar van de CIM Pers bereiksstudie draagt bij tot de financiering van:

a. De kosten van de tactische pers bereiksstudie, verminderd met de dotatie van de tussenpersonen en eventuele inkomsten van derden.
b. De strategische kosten, dit is de som van de kosten voor de Permanente Structuur en voor de strategische studies (zoals de doelgroepenstudie TGM, de Consumer Decision Journey).

De lijst van de tactische studies en de hoogte van de tactische en de strategische kosten kunnen jaarlijks door het Bestuursorgaan herzien worden.

De Algemene Vergadering van het CIM is de enige instantie die het budget van het CIM zoals voorgesteld door het Bestuursorgaan kan goedkeuren of aanpassen.

2. Principes van de financiering

a.. Elke intekenaar moet werkend lid te zijn van het CIM en de jaarlijkse ledenbijdrage betalen (874 € voor individuele leden en 504 € voor geassocieerde leden - tarieven 2024, jaarlijks geïndexeerd). 

b. Elke intekenaar betaalt een vaste bijdrage van 2.500 € per jaar per gepubliceerde individuele fiche.

c. Elke intekenaar betaalt een vaste bijdrage van 750 € per jaar per gepubliceerde gegroepeerde fiche.

d. Elke intekenaar betaalt een variabele bijdrage afhankelijk van zijn marktaandeel in het totale bereik van alle gepubliceerde titels.
Het totale bereik van alle gepubliceerde titels wordt gedefinieerd als de som van het “lectuur laatste periode” bereik voor de papieren en digitale versies van alle gepubliceerde titels.
Voor de berekening van de variabele bijdrage wordt het marktaandeel toegepast op de resterende kosten van de pers, dit zijn totale kosten verminderd met de som van alle vaste bijdragen en de som van alle gegroepeerde fiches.

e. Nieuwe titels betalen bij inschrijving de vaste bijdrage van 2.500 €. De variabele bijdrage en eventuele gegroepeerde fiches worden gefactureerd na de eerste publicatie.

f. Een titel die de studie verlaat, blijft de vaste en variabele kosten van het lopende veldwerk verschuldigd.

3. Jaarlijks facturatieschema in geval van publicaties in trimester 1 en 3

Trimester 1
De helft van de jaarlijkse vaste bijdrage (1.250 €),
+ een provisie op de variabele bijdrage (= het marktaandeel volgens de publicatie in trimester 3 van het vorige werkjaar toegepast op 25% van het totaal van de variabele bijdragen voor het vorige werkjaar).

Trimester 2
De ledenbijdrage,
+ de vaste kosten van de gegroepeerde fiches in de publicatie van trimester 1 (375 €),
+ het saldo van de variabele bijdrage (= het nieuwe marktaandeel volgens de publicatie van trimester 1 toegepast op 50% van het totaal van de variabele bijdragen voor het lopende werkjaar minus de provisie gefactureerd in trimester 1).

Trimester 3
De helft van de jaarlijkse vaste bijdrage (1.250 €),
+ een provisie op de variabele bijdrage (= het marktaandeel in de publicatie van trimester 1 toegepast op 25% van het totaal van de variabele bijdragen voor het lopende werkjaar).

Trimester 4
De vaste kosten van de gegroepeerde fiches in de publicatie trimester 3 (375 €),
+ het saldo van de variabele bijdrage (= het marktaandeel in publicatie van trimester 3 toegepast op 50% van het totaal van de variabele bijdragen voor het lopende werkjaar minus de provisie gefactureerd in trimester 3).

De CIM Out-of-Home studie : bijdrage van de media

(goedgekeurd door het Bestuursorgaan van 20/06/2023)

1. Voorwerp van de financiering

Elke eigenaar van door het CIM gemeten Out-of-Home panelen draagt bij tot de financiering van:

a. De tactische Out-of-Home studies, verminderd met de dotatie van de tussenpersonen en eventuele inkomsten van derden: het gaat om de verplaatsingsstudie(s), de modellering van bereiksresultaten voor out-of-home netwerken, en de inplanting- en exploitatiesoftware.
b. De strategische kosten, dit is de som van de kosten voor de Permanente Structuur en voor de strategische studies (o.m. de doelgroepenstudie TGM, de Consumer Decision Journey).

De lijst van de tactische studies en de hoogte van de tactische en de strategische kosten kunnen jaarlijks door het Bestuursorgaan herzien worden.

De Algemene Vergadering van het CIM is de enige instantie die het budget van het CIM zoals voorgesteld door het Bestuursorgaan kan goedkeuren of aanpassen.

2. Principes van de financiering

a. Elke intekenaar moet werkend lid zijn van het CIM en de jaarlijkse ledenbijdrage betalen (874 € voor individuele leden en 504 € voor geassocieerde leden - tarieven 2024, jaarlijks geïndexeerd).

b. Elke intekenaar draagt bij tot de tactische kosten voor OOH in functie van zijn marktaandeel in de totale bruto-omzet volgens MDB in jaar n-1 van al zijn Out-of-Home producten, van het type door het CIM gemeten. De nieuwe intekenaars betalen een bijdrage voor de ontwikkelingskosten van de studie.

c. Elke intekenaar draagt bij tot de strategische kosten voor Out-of-Home in functie van zijn marktaandeel in de totale bruto-omzet volgens Nielsen MDB in jaar n-1 van al zijn Out-of-Home producten, ongeacht of ze door het CIM gemeten worden.

d. De declaratie van de bruto omzetten aan Nielsen MDB van de totaliteit van Out-of-Home producten, met uitzondering van lange termijn borden en acties met een evenementieel karakter, die door een ondertekenaar gecommercialiseerd worden, is dan ook een absolute toetredingsvoorwaarde tot de CIM Out-of-Home studies.

e. Deze rekenregels zijn voor iedereen dezelfde en de verdeling ligt vast voor een volledig kalenderjaar. Deze verdeling kan enkel herzien worden indien één van de intekenaars een belangrijk contract wint of verliest, met een verwachte significante invloed op de marktaandelen. In dat geval komen de betrokken intekenaars overeen wat hun nieuwe geschatte marktaandelen zijn.

f. Elke intekenaar die beslist niet langer deel te nemen aan het CIM-onderzoek, engageert zich om de kosten voor de duurtijd van de lopende studie mee te blijven dragen volgens de geldende rekenregels. Bij ontbreken van gedeclareerde bruto omzetten aan Nielsen MDB, zal het laatst gekende volledige marktaandeel toegepast worden.

g. Variabele kosten die ontstaan door de meting van een product eigen aan één enkele intekenaar, worden 100% door deze intekenaar gedragen.

3. Jaarlijks facturatieschema

Trimester 2
ledenbijdrage
+ 2de provisie voor het lopende jaar berekend op basis van het marktaandeel in de periode januari-december van het vorige jaar;

Trimester 3
afrekening variabele kosten voor het lopende jaar op basis van marktaandeel in de periode januari-december van het vorige jaar;

Trimester 4
eerste provisie voor het volgende jaar, berekend op basis van het marktaandeel in de periode januari-december van het vorige jaar.